什么是后勤流程管理,流程简洁,后勤管理更高效

qinzhiqiang 09-26 11:51 17次浏览

随着幼儿园后勤管理日趋精细化,许多详细的操作规范与工作细则也随之产生。这一方面确保了后勤工作有规可依,但同时也带来了规程、文案的大量叠加。如伙食管理中,有工作人员各项工作流程、各种电器设备(如食梯、和面机、切菜机等)操作规范等;卫生保健工作中,有保育员一日工作细则、消毒规范等。管理者既要费脑筋制定完善章程,又要逐一培训。

在实践操作层面亦如此,所有的规范、细则,教职工要熟记于心并严格执行。在资料上交方面亦如此,如教师每月要上交安全教育、健康教育活动资料……各部门都在追求自己的精细化管理,但这种精细化却造成了工作的交叉、重叠和烦琐。

于是,繁、杂、乱成为后勤管理工作的形象概述,不但影响教职工工作积极性,也影响工作实效。

如何使后勤工作更高效?我们尝试以“精细化管理”为根基、以“做减法,为教职工减负”为途径,以“提高工作实效”为目的,实行简洁化管理。

简洁化管理,就是将复杂的程序和规范细则等浓缩凝练、简化合并,达到一看即明、一明即知、一知易做的效果。

“傻瓜”流程,“单反”效果

傻瓜相机,操作简单;单反相机,照相清晰、像素高。在幼儿园的规范流程管理上,我们追求用“傻瓜”流程达到“单反”效果。

幼儿园后勤工作中有无数操作规范与流程,如食堂中工作人员上(下)班前工作流程、机器设备使用规范、工作间操作规范等。一般而言,幼儿园都会将这些规范、流程制作成牌子挂到食堂相应位置,供工作人员学习、执行。但这些“规范”文字过多,读起来麻烦,理解起来也不容易。时间长了,这些牌子就成了贴在墙上的“作品”,无人问津。但这些规范又是必要且重要的。怎么办呢?

幼儿园根据实际情况,将类似的需要教职工知晓并照做的规范、流程等进行简化与可视化。即将文字式的操作规范与流程,简化、概括为10个字以内,同时配一张与文字一致的操作图。这样,工作人员一看即懂,省时省力。

如将食堂工作人员进入操作间工作前的规范流程(五部曲)改为:1.晨检登记;2.穿戴整齐;3.开窗通风;4.洗(消)双手;5.入工作间。同时,每一条文字下面配一张教职工正确操作的图片,贴在更衣室门口。这样,文字成为提醒和规范引领,图片成为一面镜子,工作人员可以对照图片检查自己做得是否正确。

这种方法既保证了教职工操作规范,也减少了对烦琐规范的记忆。对于新上岗的工作人员,即使幼儿园不培训,他们也能通过阅读和看图实现正确操作。

合并同类项,化繁为简

幼儿园后勤管理中,有各种文案工作,如卫生保健工作中的消毒记录、健康教育活动资料等;安全工作中有各种应急演练预案、安全检查资料等。通过分析发现,这些资料有的是重复交叉的,有的是较为烦琐的,教职工为准备这些材料绞尽脑汁,时间长了,容易出现应付心理。

为此,幼儿园实行“合并同类项、化繁为简”的办法。

首先,对各项文案材料进行记录分析。我们对幼儿园后勤部门要求教师上交的资料,按照名称、内容、目的、上交频率等一一记录、分析。结果发现,同一部门中的资料有重复、交叉的部分,即使不同部门间的资料也有重复的问题。这为我们有效合并、简化材料内容提供了基础。

其次,根据文案分析进行同类项合并,化繁为简。同类项合并主要有时间上的合并、内容上的合并等。即将相似的内容合二为一;将不同部门人员都需要统计的相近内容,调整为一个部门统计,多部门共享。

比如,在卫生保健工作和安全工作中,每月都需要教师开展相关的健康、安全教育活动并上交资料,教师要专门准备以上两类资料。但分析后发现,有些健康教育内容是安全教育的子内容,可以合二为一。为此,幼儿园便将安全教育活动内容进行梳理分类,分为营养饮食安全、心理健康安全、身体安全、交通安全等,这样就把健康教育相关内容整合进安全教育中,教师也不需要另外准备相关材料了。

巧用思维导图,让职责可视化

思维导图是表达发散性思维的图形思维工具,它运用图文并重的技巧,把各级主题之间的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来,简单却有效,是一种实用的思维工具。如果在管理中巧妙应用,就能帮助幼儿园管理者或教职工理清思路、明确职责,便于实践操作。

幼儿园的安全管理工作中,关系层层叠叠、纷繁复杂。一是内容广,涉及幼儿园所有人、物、周边环境的安全;二是人员多,从园长到传达室人员,幼儿园中的每个人都有属于自己的安全责任,但每个人的安全职责又不同。如何让每位教职工既能做好自己的本职工作,又能厘清安全工作内容的关系、履行好自己的安全责任呢?

幼儿园将原来用数张纸才能呈现的幼儿园安全工作的内容、人员及其职责,用一张思维导图就解决了。幼儿园安全工作思维导图呈树状结构,大的分支呈现安全工作的内容(园舍及周边安全、食品安全、财物安全……)及相应负责人(安全管理员、食堂管理员及食堂班长、会计),小的分支呈现各项安全管理的具体内容及要求(幼儿使用物品与材料安全、幼儿活动安全、消防设备安全……)。在安全思维导图中,幼儿园的安全内容、人员分工、各自的职责,脉络清晰、简洁明确,便于记忆,也避免了操作层面的混乱和责任的推脱。

简洁化管理,不是工作的简化,而是深度思考和高度概括与凝练的结晶,是将复杂的事情简单化,便于操作,真正做到了减负增效。

  • 暂无推荐