项目需求管理需要注意哪些问题?(浅析项目需求管理需要注意的5个问题)

qinzhiqiang 12-30 14:15 16次浏览

任何项目的起点,都是基于需求管理。需求的有效表达、科学合理的管理计划,是确保项目最终成功的关键。

就项目而言,通常情况下,项目经理和团队成员将各项计划落实,开始执行后,每个变动都会牵一发而动全身。

与此同时,由于项目本身具有不确定性的特点,项目的需求变更更是在项目管理过程中被谈论最多的。 由于整个闭环链条上的每个角色对项目输出的成果都是不可逆的,一旦决策,项目实施就会出现相应的后果,尤其是到了项目实施的中后期,需求变更所带来的影响将显著提高。

据调查发现,因需求管理没做好而导致项目失败的占比居多。下面8MSaaS针对项目需求管理,谈谈需要关注的重点。

1、明确项目范围

项目启动前一定要有清晰的目标、准确的方向。

合同中规定的内容经常都是模糊不清的,需求不明确,或者只有几行说明。项目经理要有把撑好项目范围的能力,尽量把项目需求让所有项目干系人(范围相关的所有人)清楚,尤其要得到客户的认可,必要时要让用户确认。

2、了解需求背后的目的

项目参与者往往对客户业务不一定了解,如果没有了解客户真正想要的需求,往往会导致后期无休止的变更。

对于客户每提出的新需求,我们尽量多了解他的目的是什么,多问多想。有时候客户不是需要一台打孔机,而是墙上有一个洞。当我们知道客户的终极目标时,我们就可以主导客户需求。

了解客户提出需求的目的也有利于项目团队对需求有更好的把握,减少项目需求偏差的发生。

3、需求与理解一致

需求来自各个方面,比如来自客户、合作伙伴、最终用户等,需求在每个人的信息传递过程中可能会出现损耗和变形。

项目经理要对项目进行跟进和监控,在项目各个阶段都让所有相关人正确了解和把握需求,尽量不要出现理解偏差。

4、让客户参与到项目各个阶段

项目经理要拉着客户参与到项目的每个阶段,并随时让客户了解和提出真实想法。这样就不会导致在项目收尾阶段客户才提出各种需求,变被动为主动。

尤其是需求分析阶段,当整理完需求文档时,一定要与客户一起评估,让客户对需求进行确认,最好能签字确认,以避免需求理解不一致,需求范围不确定等问题。

当需求发生变更时,项目团队要及时与客户一起评审需求,验证其可行性及影响范围,让客户清楚需求变更带来的项目风险,共同协商应对。

5、使用项目管理系统

随着项目管理系统的逐渐成熟,越来越多企业开始利用项目管理系统进行项目需求管理。借助项目管理系统,项目管理团队可以与需求用户方进行实时沟通,记录整个需求管理过程。在需求变更管理中,项目管理系统更具优势。

8MSaaS PM项目管理系统能灵活定义需求流程、便捷记录需求,有效管理需求的评审与验收来促进需求沟通,适用于各类型项目管理,包括业务型项目,研发/技术型项目,多项目/项目组合等。

在这个项目管理系统里,需求管理作为项目管理过程中的一个环节,它与其他项目管理过程不脱节,所有的需求都会与对应的活动相关联,各环节的数据互相连通,保证信息流转准确无障碍。

8MSaaS PM可让项目成员清晰地看到每个需求变更对哪些项目活动产生影响以及如何产生影响,帮助项目经理作出更明智的决策。所有利益相关者能在系统内查看项目的所有需求,尽早发现差异以采取相应的应对措施。

对于项目进度的高效管理,8MSaaS PM也有办法。系统自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。逾期活动自动亮红灯,并且系统会自动将预警信息发送给所有受影响的相关人员。

此外,它还支持外部用户(客户,合作伙伴,供应商)和现场服务人员都作为项目团队成员参与到项目当中,实现高效的协作与沟通。

需求管理对项目团队非常重要且有意义,面对存在变动且需要多人决策需求变更,选择一款合适的项目管理工具,控制好每个需求,大幅度缩小需求变更时间,令项目走向成功。

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