业务流程设计的原则有哪些?(分享业务流程设计的8个原则)

qinzhiqiang 12-30 17:30 18次浏览

业务流程设计是BPM全生命周期管理中重要步骤之一,发生在流程梳理之后和运行步骤步骤之前,其目标是创建一种改进和优化的流程,以满足您对流程效率和战略业务需求的所有期望。业务流程的设计合理性直接关系到后期业务执行方式,那如何合理的对业务流程进行设计呢?

下面从八个方面讲讲流程设计的原则:

1.以客户为中心

客户的付费意愿是直接支撑企业核心业务流程正常运行,没有客户需求支撑企业核心业务流程也不会流转,所以企业的核心业务流程一定是以客户为中心的设计模式。我们必须指定这些业务流程活动节点,它们是使产品或服务在客户眼中更有价值的活动,并且必须是重点改进研究的主题。只有时刻在业务运行过程中,以客户为最终服务目标,不断优化改进设计业务流程,才能在竞争激烈的大环境中保持领先优势。与BPM工作相关的所有内容均旨在通过客户认为有价值的东西(现在愿意)来增强与客户的价值链,并愿意为此付出一定的价值,以使公司获得报酬,产生利润并获得收益。

2.减少任务节点之间交接延迟

业务流程审批过程中都会涉及到众多业务部门和业务岗位来协同操作,当上下级岗位人员之间操作及工作交接过程中发生延迟,有可能由于没有及时处理业务导致一系列问题发生。例如新员工入职过程当中,人事部门给新员工办理入职手续后本应该交接给行政部门发办公物品,交接延迟情况下可能导致新员工第一天不能正常工作。现在很多业务流程设计过程中减少任务节点工作交接延迟技术而引进流程自动化,实现部分节点自动化执行,减少环节之间执行空档期。良好的流程配置将允许流程实例安全地从一个团队迁移到另一个团队,并带来目标团队在流程中执行其预期任务所需的所有数据。

3.避免过度流程自动化

现在有一种过时的趋势,即不加思索的选择地使用一切可能的流程自动化,这种误解最终只是使旧的流程同样无效和低效,与重新设计的流程的唯一区别是:不是由人来运行活动,而是自动化活动。流程自动化想象当中是可以提升流程办理效率,但是流程自动化建设过程中需要考虑的是建设成本、建设周期、资源投入和业务场景考量等,需要选择的是符合企业业务运行的最优方案,而不是一味的选择“最好”的方案。

4.业务流程标准化

企业具有一系列广泛的流程,其中许多流程是相互关联,都围绕企业核心业务流程来进行服务。如果公司可以重复使用这些流程,即它们说一种通用的标准化“语言”(例如大家都说普通话交流,而不是各自方言交流),那么整个操作将在速度和敏捷性方面得到改善。

以下是一些标准化设计的好处:

  • 简化了操作:标准化的流程代表了更简单操作,并且易于学习和记忆。这将对生产率和安全性产生积极影响。
  • 提高生产率:由于团队之间的问题更少,犯错的次数更少,因此提高了生产率。
  • 更高质量的产品和服务:标准化是客户所感知到的,客户使用标准化来形成有关业务的质量概念。
  • 降低成本:减少员工衔接时间,减少资源=合理化成本。

5.业务流程条件规则

有一些规则必须渗透到操作和流程中,以利于它们的执行以及决策。一个相当简单的业务规则的示例可能是:出差住宿标准超出1000元/晚部分不能进行报销业务流程不同部门和岗位角色之间传递需要具备规则,在什么样的业务场景下流转到后续经办环节,并不是所有的业务都按照全部环节流转运行。当然条件规则的命名规范、设置规范和标记规范等都需要注意,只有这样才能轻松实现不同节点之间统一的交流“语言”。

6.流程设计规范性

流程设计过程中尽量参考国际流程设计规范,结合企业业务流程场景进行有效结合,在设计之前需要统一设计规范,在流程设计上不能“任性”操作。只有规范的描述才能让业务部门都按照该规范进行梳理设计,各个部门之间才能更有效的进行协同建模设计,也就是需要大家都能用同一种“语言”进行交流。

7.验证业务流程设计—模拟测试

在流程中工作的人员是BPM实施的每个阶段的一部分,这一点非常重要,业务流程设计也没有任何不同。但流程设计知识基于前期梳理过程进行搭建,并不一定可以直接适用于业务部门进行执行。需要在流程设计完成后根据一个典型的业务场景对设计流程进行验证,模拟场景开始条件和中间执行过程,置身每一个岗位角色的操作内容仔细衡量其设计合理性。在模拟测试过程中不断进行优化调整,确保流程发布运行后出现断流现象,减少上线后流程中出现问题。

8.业务流程设计需要简化

每当我们寻求完整的解决方案时,就会陷入复杂解决方案的陷阱当中。复杂性不会给流程设计带来任何好处,只会陷入更深的陷阱中,导致设计周期过长不说,还会增加业务岗位人员的理解成本。复杂的流程或操作会导致不必要的费用、错误、生产率低下和延迟,我们通常称其为“官僚主义”(职位表现工作量或努力程度)。实际上,一项出色的设计工作仅需要包含使过程能够实现预期性能所必需的要素,将复杂的业务简化处理,逐步梳理设计,便于更多业务参与岗位角色理解业务本身内容。

好的业务流程设计会直接影响公司的盈利能力和成功,流程越好,结果越好。

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